Zásady práce s vašimi údaji

Jsme Coins Institute s r.o., se sídlem Cyrila Boudy 1444, 272 01 Kladno, IČ 23603577, jsme zapsaní v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 429772. Naše kontaktní údaje jsou:

E-mail: info@numismatickyinstitut.cz

Zavolat nám můžete na +420 739 313 925

Pro poskytování našich služeb, prodej zboží a provoz webových stránek zpracováváme některé osobní údaje.

Zpracování osobních údajů upravuje zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR“).

I. Zpracování osobních údajů

A. Zpracování osobních údajů v případě použití kontaktního formuláře

Pokud poptáváte naše produkty a služby, budeme pracovat s vašimi kontaktními údaji, které nám sdělíte, hlavně prostřednictvím poptávkového formuláře. Jsou to: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, vaše požadavky ohledně našich produktů a služeb, případně další údaje, které nám v poptávce vyplníte nebo nám je v rámci další domluvy předáte. 

Z jakého důvodu?

Kontaktujeme vás přes ně pro další domluvu ohledně zboží a služeb.

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání o smlouvě a plnění smlouvy.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Pokud nenavážeme další spolupráci, vaše data budeme zpracovávat nejdéle 6 měsíců od naší poslední komunikace.

B. Zpracování osobních údajů v případě nákupu 

Pokud u nás nakoupíte zboží nebo služby, budeme pracovat s údaji, které nám v rámci nákupu předáte. Jsou to hlavně fakturační údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresa a údaje o vašem nákupu. 

Z jakého důvodu?

Osobní údaje potřebujeme zpracovat, abychom splnili naši smlouvu – dodali vám zakoupené produkty a služby. Přes kontaktní údaje s vámi budeme také komunikovat ohledně stavu vaší objednávky, případně ohledně reklamací nebo vašich dotazů. 

Osobní údaje budeme dále zpracovávat pro splnění našich povinností, které nám plynou ze zákona (hlavně pro účetní a daňové účely, případně pro vyřízení reklamací a jiné).

Na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění našich povinností.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu plnění naší služby a poté 10 let od posledního poskytnutí takové služby nebo dodání zboží – tato lhůta plyne z právních předpisů v oblasti daní a účetnictví.

C. AML

Pokud u nás nakoupíte zboží v hodnotě, u které nám to ukládá zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (tzv. AML zákon), budeme od vás potřebovat také údaje pro ověření totožnosti. Typicky jde o jméno, příjmení, datum narození, adresu, číslo dokladu a někdy i kopii dokladu totožnosti.

Z jakého důvodu?

Tyto údaje potřebujeme, protože nám to ukládá zákon. Bez jejich poskytnutí nemůžeme kupní smlouvu realizovat.

Na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme?

Jedná se o zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění zákonné povinnosti.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu trvání vašeho nákupu a poté ještě 10 let od jeho provedení nebo od ukončení smluvního vztahu. Poté údaje bezpečně zlikvidujeme nebo anonymizujeme.

D. Ověřování recenzí

Pokud jste u nás nakoupili a zanechali recenzi, můžeme v systému (je-li to možné) ověřit, že jste opravdu náš zákazník a recenze se vztahuje k reálně zakoupeným produktům a službám.

Z jakého důvodu?

Předpisy na ochranu spotřebitele (zejména zákon o ochraně spotřebitele) vyžadují, abychom v případě, že recenzi komunikujeme jako autentickou (od našeho zákazníka), takovou recenzi přiměřeným způsobem ověřili.

Na základě jakého právního důvodu osobní údaje zpracováváme?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění našich povinností.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu, po kterou máme recenzi v našich marketingových materiálech/na našich webových stránkách.

E. Newslettery 

Pokud se nám zapíšete do newsletteru nebo jste nakupující zákazník a nezakázali jste nám to při nákupu, můžeme použít vaši e-mailovou adresu a telefonní číslo pro rozesílku našich novinek.

Na základě jakého právního důvodu?

V případě zápisu do newsletteru se jedná o zpracování na základě vašeho souhlasu, tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. 

V případě, že jste nakupující zákazník, umožňuje nám to ust. § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, pokud jste nám to při nákupu nezakázali.

Souhlas je dobrovolný a kdykoliv odvolatelný. 

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

3 roky po udělení souhlasu nebo od posledního nákupu. Z rozesílky se můžete kdykoliv odhlásit prostřednictvím e-mailu nebo nás kontaktujte na výše uvedených kontaktech. Podíváme se na to.

F. Analytika

Údaje o vašem nákupu (co jste nakoupili, kdy, za jakých podmínek) používáme také pro analytické účely. Na základě těchto dat víme, jaké zboží dokoupit, kde posílit naše služby, kde naopak „ubrat“, co do budoucích období ekonomicky očekávat a podle toho naše produkty optimalizovali.

Z jakého důvodu?

Potřebujeme data, abychom naši firmu správně řídili a rozvíjeli. 

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – zpracování na základě tzv. oprávněného zájmu.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Po dobu 6 měsíců, poté data pro tyto účely anonymizujeme nebo dále nezpracováváme. 

Proti takovému zpracování můžete podat tzv. námitku. Kontaktujte nás případně na výše uvedených kontaktech.

G. Analytika a cílení reklamy za pomocí kontaktních údajů 

Pokud jste nám dali na naší liště souhlas, pracujeme s vaším telefonem a e-mailem také pro účely analytiky, trackování a cílení reklamy, mimo jiné za využití (a propojení nástrojů) společnosti Google.

Na základě jakého právního důvodu?

Jedná se o zpracování na základě vašeho souhlasu, tedy na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas je dobrovolný a kdykoliv odvolatelný.

Jak dlouho budeme osobní údaje zpracovávat?

Maximálně po dobu 1 roku, pokud souhlas neprodloužíte nebo nevezmete zpět.

II. Kdo se k datům dostane?

Vaše data zůstanou u nás. Přesto pro nás pracují některé společnosti nebo podnikající fyzické osoby, kteří se k datům dostanou proto, že nám pomáhají s chodem naší společnosti. Jsou to:

• společnosti podílející se na expedici plateb (Comgate)
• společnosti podílející se na expedici zboží (Česká pošta, Zásilkovna, Balíkobot)
• poskytovatelé marketingových, hostingových a jiných online služeb (Leadhub, Shoptet)
• poskytovatel služby Google Analytics, AdSense, Doubleclick a Youtube společnost Google Ireland Ltd. 

III. Uživatelský účet

Pokud jste se registrovali do našeho uživatelského účtu, budeme zpracovávat vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, tedy podle čl. 6 odst. 1 písm. a). Souhlas je zcela na vás, je dobrovolný.

Pro zřízení zpracováváme osobní údaje, které nám vyplníte v registračním formuláři – jméno, e-mailovou adresu.

V rámci vedení účtu uchováváme údaje o vašich objednávkách a námi poskytnutých službách a osobní údaje, které vyplníte k vašemu profilu, tedy jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mail a adresy.

Osobní údaje budeme používat pro vedení vašeho účtu a poskytování služeb po dobu vašeho využívání účtu. Účet vám deaktivujeme a údaje smažeme, pokud účet nepoužijete déle jak 5 let od posledního nákupu. Účet také můžete kdykoliv deaktivovat (tedy váš souhlas se zpracováním osobních údajů odvolat). V takovém případě budou vaše osobní údaje smazány.

IV. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Pokud byste měli k osobním údajům otázky, kontaktujte nás na výše uvedených kontaktech.

V naší společnosti není jmenovaný pověřenec pro oblast zpracování osobních údajů.

V naší společnosti nedochází k automatizovanému rozhodování. 

Osobní údaje zpracováváme na území EU, případně v amerických nástrojích, pokud jejich poskytovatelé přistoupili do programu Data Privacy Framework.

Nařízení GDPR vám dává mimo jiné právo obrátit se na nás a chtít informace, jaké vaše osobní údaje zpracováváme, vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování, můžete požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, požadovat po nás v určitých situacích výmaz osobních údajů a v určitých případech máte právo na jejich přenositelnost. Udělené souhlasy jsou kdykoliv odvolatelné a proti zpracování na základě oprávněného zájmu lze vznést námitku. 

Pokud si myslíte, že s daty nenakládáme správně, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, ID DS: qkbaa2n, posta@uoou.gov.cz, uoou.gov.cz), případně se se svými nároky obrátit na soud.